Impressum

Der Rhein-Lahn-Kreis ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts.
Er wird vertreten durch Landrat Jörg Denninghoff.

Kreisverwaltung Rhein-Lahn
Insel Silberau 1
56129 Bad Ems

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Fax: 02603 /972 199
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Inhaltlich Verantwortliche gemäß § 5 DDG und § 55 RStV:

Öffentlichkeitsarbeit/Presse

Saskia Daubach-Metz
Pressesprecherin/Öffentlichkeitsarbeit
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E-Mail:  saskia.daubach-metz@rhein-lahn.rlp.de 
Raum: 108

Elektronischer Zugang zur Verwaltung

Mit den nachfolgenden Regeln bestimmt die Kreisverwaltung die Grundsätze für die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung nach § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) (§ 36a SGBI).

I. Zugangseröffnung

Die Kreisverwaltung des Rhein-Lahn-Kreises bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Landesverwaltungsverfahrensgesetz (LVwVfG RLP). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. 

Die Kreisverwaltung des Rhein-Lahn-Kreises eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen. Diese gelten nur für die Kommunikation mit der Kreisverwaltung und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie zum Beispiel anderen Behörden.

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen formfreien Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift). 

Es werden folgende Verfahren zur elektronischen Ersetzung der Schriftform zugelassen, die eine formgebundene Kommunikation ermöglichen, § 3a Elektronische Kommunikation, Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG):

Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar durch die Behörde ermöglicht, ist nicht zulässig. Die Schriftform kann auch ersetzt werden

• durch unmittelbare Abgabe der Erklärung in einem elektronischen Formular, das von der Behörde in einem Eingabegerät oder über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt wird;
• bei Anträgen und Anzeigen durch Versendung eines elektronischen Dokuments an die Behörde mit der Versandart nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes;
• bei elektronischen Verwaltungsakten oder sonstigen elektronischen Dokumenten der Behörden durch Versendung einer De-Mail-Nachricht nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes, bei der die Bestätigung des akkreditierten Diensteanbieters die erlassende Behörde als Nutzer des De-Mail-Kontos erkennen lässt.

Unsere Verwaltung unterstützt folgende Wege dieser rechtlich zugelassenen Varianten zur formgebundenen verschlüsselten elektronischen Kommunikation:  

• Authentifizierung mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS), Details beschreiben wir unter: II. 3. a) 
• Mithilfe von Web-Anwendungen in Verbindung mit sicherer elektronischer Identifizierung durch die eID-Funktion des neuen Personalausweises, Details finden Sie unter: II. 3. b)

Auf unter Ziffer 2 beschriebenen Kommunikationsweg können Sie auch die auf der Homepage der Kreisverwaltung veröffentlichten Formulare, die dort zum Download bereitstehen, nach entsprechender Bearbeitung an die Kreisverwaltung Rhein-Lahn übersenden. Darüber hinaus nimmt die Kreisverwaltung  ausschließlich Dokumente in den Dateiformaten entgegen, die unter Ziffer 2.3. aufgelistet sind. E-Mails dürfen eine Dateigröße von 10 Megabyte inklusive Dateianhängen nicht überschreiten. Folgende E-Mails werden nicht entgegengenommen: E-Mails, die einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten, die mit einem unbekannten Kennwort versehen sind, die als ausführbare Dateien (z.B. *.exe, *.bat) angehängt wurden oder die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z.B. Makros) beinhalten. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden hier nicht angenommen. In allen genannten Fällen erhalten Sie von der Kreisverwaltung  keine weitere Mitteilung.

1. Allgemeine Hinweise

Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich. Wurde eine elektronische formfreie oder formgebundene Kommunikation eröffnet, geht die Kreisverwaltung des Rhein-Lahn-Kreises davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der Kreisverwaltung des Rhein-Lahn-Kreises an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet haben. 

Bitte senden Sie der Kreisverwaltung des Rhein-Lahn-Kreises keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig umgangssprachlich als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von der Kreisverwaltung nicht abgerufen. Abgesehen davon stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eines eingeschriebenen Briefs.

2. Unterstützte Dateiformate

Die von der der Kreisverwaltung Rhein-Lahn unterstützten Dateiformate für die rechtsverbindliche formfreie elektronische Kommunikation sowie die Signaturkomponenten finden Sie unter https://ldi.rlp.de.

Bei der formgebundenen elektronischen Kommunikation überprüfen Sie bitte unbedingt, ob die mit Ihrer Signatursoftware erstellte Datei hier verarbeitet werden kann. Eine rechtsgültige qualifizierte elektronische Signatur kann nur mit Hilfe eines gültigen Signaturzertifikats zur Unterschriftsfunktion erfolgen. Bei Fragen zu den Verschlüsselungszertifikaten der virtuellen Poststelle (VPS) wenden Sie sich bitte an helpdesk@ldi.rlp.de. 

E-Mails dürfen eine Dateigröße von 10 Megabyte inklusive Dateianhängen nicht überschreiten. Folgende E-Mails werden nicht entgegengenommen: E-Mails, die einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten, die mit einem unbekannten Kennwort versehen sind, die als ausführbare Dateien (z.B. *.exe, *.bat) angehängt wurden oder die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z.B. Makros) beinhalten. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden ebenfalls nicht angenommen. In allen genannten Fällen erhalten Sie von der Kreisverwaltung des Rhein-Lahn-Kreises keine weitere Mitteilung.

II. Arten der elektronischen Kommunikation mit der Behörde 

1. Formfreie unverschlüsselte elektronische Kommunikation 

Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine qualifizierte digitale Signatur nötig. Unverbindliche Anfragen und Mitteilungen können daher weiterhin einfach per E-Mail an info@rhein-lahn.rlp.de geschickt werden.

2. Formfreie verschlüsselte elektronische Kommunikation

Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Ihre Nachricht die Kreisverwaltung des Rhein-Lahn-Kreises erreicht, können Sie sich als Benutzerin oder Benutzer kostenlos bei der Virtuellen Poststelle (VPS) im Nutzerkonto Rheinland-Pfalz registrieren (https://nutzerkonto.service.rlp.de) und Nachrichten über die VPS versenden. Dies gilt auch für rechtsunverbindliche Nachrichten. 

Zur Registrierung mit eID wählen Sie bitte unter https://nutzerkonto.service.rlp.de den Menüeintrag „...Registrieren mit neuem Personalausweis“ und zur Registrierung ohne eID den Text „Jetzt registrieren“ an und folgen den jeweiligen Anweisungen. Bei der Registrierung werden Ihre Adressdaten erfasst. Die VPS übermittelt Ihnen sodann einen Aktivierungslink an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Eine entsprechende Registrierungsanleitung finden Sie unter https://ldi.rlp.de/de/service/downloads/frei-zugaenglicher-bereich/nutzerkonto-rheinland-pfalz/.

Eine Versendung von Nachrichten an die Kreisverwaltung des Rhein-Lahn-Kreises als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist. Das Gleiche gilt, wenn Sie die Rückantwort von der Kreisverwaltung des Rhein-Lahn-Kreises anstelle der einfachen Übertragung über das Internet mittels einer gegen fremde Einsichtnahme geschützten Datenübertragung erhalten wollen.

Die virtuelle Poststelle regelt ebenso wie beim traditionellen Postweg die sichere und nachvollziehbare Kommunikation, nur eben auf elektronischem Weg. Selbstverständlich muss der gesamte elektronische Datenaustausch auch rechtsverbindlich möglich sein. Die Kernelemente der virtuellen Poststelle sind der Umgang mit verschlüsselten und signierten Nachrichten, die über verschiedene Protokolle empfangen werden. 

Für die formfreie verschlüsselte Kommunikation steht Ihnen folgende E-Mail-Adresse der virtuellen Poststelle (VPS) zur Verfügung: KV-Rhein-Lahn-Kreis@poststelle.rlp.de

Unabhängig von einer Registrierung für die virtuelle Poststelle können Sie Ihre Mitteilungen an die Kreisverwaltung Rhein-Lahn zur Sicherung der Vertraulichkeit verschlüsselt senden. Dies wird insbesondere bei der Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten empfohlen. Hierzu wird ein öffentliches Verschlüsselungszertifikat der Poststelle der Kreisverwaltung Rhein-Lahn zur Verschlüsselung Ihrer Dokumente unter https://ldi.rlp.de im Menüpunktes „Generisches Verschlüsselungszertifikat der virtuellen Poststelle“ zur Verfügung gestellt.

Weitere Hinweise zur VPS finden Sie unter: https://ldi.rlp.de/de/kompetenzen/anwendungen/rlp-middleware/ sowie in den Nutzungsbedingungen zum Nutzerkonto unter den Gliederungspunkten „Postfach“ und „Ergänzungen zur Funktion „Postfach“ – Zugangseröffnung dem. § 1 Landesverwaltungsverfahrensgesetz in Verbindung mit § 3a Abs. 1 Verwaltungsverfahrensgesetz“, die Sie unter https://nutzerkonto.service.rlp.de/public/start.html?oe=00.00#Nutzungsbedingungen: aufrufen können.  

3. Formgebundene elektronische Kommunikation

Die elektronische Kommunikation mit der Kreisverwaltung des Rhein-Lahn-Kreises erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail, sofern nicht ausnahmsweise eine Schriftform von Dokumenten gesetzlich angeordnet ist. Wenn die Schriftform vorgeschrieben ist, kann sie durch die formgebundene elektronische Kommunikation ersetzt werden, soweit Sonderregelungen dies nicht ausschließen (z.B. durch Formulierungen wie „die elektronische Form ist ausgeschlossen“ oder „§ 3a VwVfG findet keine Anwendung“). Eine rechtsverbindliche und formgebundene elektronische Kommunikation ist erforderlich, wenn für Dokumente, die Sie der Kreisverwaltung des Rhein-Lahn-Kreises übermitteln wollen, gesetzlich die Schriftform angeordnet ist. Dies sind Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen – beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen - (z. B. Schreiben wie Widersprüche und viele Anträge)

Zugelassene Verfahren, die die Schriftform in der Kreisverwaltung des Rhein-Lahn-Kreises ersetzen, sind: 

a) Authentifizierung mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) 

In Deutschland erfüllen weiterhin qualifizierte elektronische Signaturen (qeS) die Anforderungen an die elektronische Form gemäß § 126a BGB, die die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform ersetzen kann. Auch erhalten nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehene elektronische Dokumente den gleichen Beweiswert wie (Papier-)Urkunden im Sinne der Zivilprozessordnung (§ 371a Abs. 1 ZPO).

Sie benötigen hierzu ein aktuelles Signaturzertifikat für die Unterschriftsfunktion. Dies erhalten Sie bei einem Zertifizierungsdienstanbieter, der die Identität des Nutzers prüft. Anschließend stellen diese Ihnen je ein privates und ein öffentliches Zertifikat zur Verfügung. 

Die Anbieter, die sich und ihre Dienste als akkreditiert bezeichnen dürfen, werden unter Angabe des jeweiligen Dienstes auf der Internetseite der Bundesnetzagentur veröffentlicht: www.elektronische-Vertrauensdienste.de 

Für qualifiziert signierte Dokumente und Nachrichten, die Sie an die Kreisverwaltung des Rhein-Lahn-Kreises senden möchten, steht Ihnen ausschließlich folgende E-Mail-Adresse der virtuellen Poststelle (VPS) zur Verfügung: KV-Rhein-Lahn-Kreis@poststelle.rlp.de

Alternativ können Sie nach erfolgter Aktivierung die VPS künftig auch direkt zur formgebundenen verschlüsselten elektronischen Kommunikation mittels einer qeS mit der Kreisverwaltung des Rhein-Lahn-Kreises und anderen Kommunal- und Landesbehörden in Rheinland-Pfalz nutzen. 

Denn über die VPS können Sie ebenfalls Dokumente und Mitteilungen, die mit einer qeS versehen sind, direkt aus der VPS heraus an die Kreisverwaltung des Rhein-Lahn-Kreises senden. Dazu benötigen Sie ein gültiges Signaturzertifikat auf einer sicheren Signaturerstellungseinheit (umgangssprachlich die sog. Signaturkarte) eines für die qualifizierte Signatur akkreditierten Anbieters.

Weitere Hinweise zur VPS finden Sie unter den in Gliederungspunkt II. 2 genannten Quellen.   

b) Web-Anwendungen der Verwaltung in Verbindung mit sicherer elektronischer Identifizierung durch die eID-Funktion des neuen Personalausweises

Eine unmittelbare Abgabe einer Erklärung in einem elektronischen Formular, das von der Behörde in einem Eingabegerät oder über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt wird, ersetzt die Schriftform, § 3 Abs. 2 Nr. 1 VwVfG. Bei einer Eingabe über öffentlich zugängliche Netze muss dafür zusätzlich ein sicherer Identitätsnachweis (eID-Funktion des neuen Personalausweises) nach § 18 des Personalausweisgesetzes, nach § 12 des eID-Karte-Gesetzes oder nach § 78 Absatz 5 des Aufenthaltsgesetzes erfolgen, § 3a Abs. 2 Satz 5 VwVfG.

Erklärung: Die elektronische Erklärung erfolgt in der von der Behörde zur Verfügung gestellten Maske (Formular). Die elektronische Anwendung fungiert wie ein Formular, das aus der Ferne ausgefüllt wird. Die Behörde kann durch die technische Ausgestaltung der zur Verfügung gestellten Anwendung und die eröffneten Auswahl- oder Ausfüllfelder selbst steuern, welche Erklärungen abgegeben werden können und Manipulationen ausschließen. Wird ein Formular nicht durch ein von der Behörde bereitgestelltes Eingabegerät ausgefüllt, sondern über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt, muss zusätzlich ein Identitätsnachweis erfolgen. Dies geschieht durch die bei der Ausgabe des Personalausweises bzw. bei Aufenthaltstiteln aktivierte Online-Ausweisfunktion (eID-Funktion).

4. Ansprechpartner
Haben Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Kreisverwaltung des Rhein-Lahn-Kreises wenden Sie sich bitte an:

Zentralabteilung IT und Organisation
Referat 02

Telefon: 02603 / 972-174
Fax: 026031 / 972-6174
E-Mail: stefanie.merl@rhein-lahn.rlp.de

5. Rechtliche Hinweise

Die Kreisverwaltung des Rhein-Lahn-Kreises übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Kreisverwaltung des Rhein-Lahn-Kreises sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.